כל יום, 183 מיליארד הודעות דואר אלקטרוני נשלחות לעולם. אנו נספר לך כיצד לוודא כי המכתב שלך לא הולך לאיבוד במסה הכללית. כך שהמקבל לא רק שלח אותו לסל, אלא גם השיב לו בחיוב. הכללים של כתיבת מכתב עסקי יהיה שימושי עבור כולם. ללא יוצא מן הכלל. איך המכתב צריך להתחיל?
יש להתחיל באופן מסורתי: "איוון סרגייביץ 'היקר, שלום!" היה מקרה שבו חברה גדולה אחת בתכתובת שלה שינתה את הערעור הקלאסי "יקר" ל"ידי ". ואף על פי שהרגש הפך להיות חם יותר, השותפים היו ערים. בשום מקרה אל תשתמש בביטוי "זמן טוב של היום" בתור ברכה - ראשית, אף אחד לא מדבר בחיים, ושנית, אתה עשוי לקבל את הרושם כי לא אכפת לך כאשר הוא קיבל את המכתב.
האם אני יכול להשתמש במכתבים של SMILE?
אם המכתב מופנה אל זר והוא בעל אופי עסקי, סמיילי יכול ליצור תחושה של היכרות בנמען. במכתבים לא רשמיים המופנים לעמיתים, סמיילים אינם אסורים. עם זאת, אם יש מידע במכתב כי יום אחד מנכ"ל החברה שלך אולי צריך, לחשוב אם אתה רוצה את סוגר מחייך לתפוס את העין שלו?
כיצד לא לאפשר הרגשות שליליים להשפיע על צליל האותיות?
כאשר אתה מרוצה משהו, אבל לא רוצה לנתק את הקשר עם העבריין של הופעת רגשות שליליים, אבל הם הולכים לנהל איתו דיאלוג בונה, לא לשלוח את המכתב מיד. בואו לקרוא את הטקסט לעמית שאינו מעורב בסכסוך, או לשלוח אותו מאוחר יותר כאשר אתה יכול לכתוב מכתב נייטרלי בטון.
מה מקרים אתה יכול לציין את המכתבים?
למכתב יש תמיד נושא. זה נותן את הודעת המצב ולעתים קרובות חוסך מלהיכנס לדואר זבל. הנושא צריך להיות קצר ומרווח כדי להצביע לך או לנושא של שיתוף הפעולה עם הנמען. לדוגמה, אם אתה נפגש עם לקוח בכנס, בפורום או בתערוכה, זה הגיוני להניח כי יהיו הרבה מכתבים בתיבה שלו עם הנושא "הצעה" או "שיתוף פעולה". לכן, להזכיר לו טוב יותר את שמך או שם החברה. ואם יש לך זמן רב, אז בנושא המכתב לציין את הנושא של עבודת צוות או את האירוע של התכתבות: "השאלה של ...", "הערה על ..."
האם כדאי להגיע מלשון רשמית לבלתי-רשמית?
אם קיבלת מכתב כתוב בטון עסקי קפדני, אז אתה צריך לענות על אותו הדבר. להזניח את הכלל הזה של כתיבת מכתב עסקי לא צריך להיות.
הניסיון מלמד כי המעבר משפה רשמית לבלתי פורמלי בתכתובת עסקית מוביל לעיתים קרובות לאינטראקציה לא יעילה. זה יהיה קשה לך לדון בענייני עסקים ולעודד שותפים למלא את התחייבויותיהם אם התקשורת שלך עם אותם הפך להיות ידידותי. השפה הרשמית מסייעת לשמור מרחק וביעילות לפתור בעיות. סגנון פורמלי עוזר להיות נכון קודם כל בהצהרות שלהם, מה שמוביל לתוצאות טובות יותר.
האם יש דרך לאשש את הכתובת המהירה כדי לשלוח תשובה?
במקום לכתוב את הנושא "בדחיפות" או "מיד", עדיף לציין בטקסט של המכתב את מסגרת הזמן המדויק שבו אתה רוצה לקבל תשובה. לדוגמה: "אני מבקש ממך להשיב עד תאריך זה" או "אני מבקש ממך ברצינות להודיע על החלטתך לא יאוחר מתאריך זה. אל תנסה להאיץ את התהליך בכך שתאמר לנמען לצפות לתשובה: "אני מקווה להסכמתך" או "אני מבקש לענות בחיוב". תן לאדם את ההזדמנות לחשוב על עצמו.
בכל מקרה, האם זה חשוב להשתמש חשוב?
כלי זה אמור לשמש רק כאשר המקרה נאמר במכתב הוא באמת דחוף וחשוב לא רק בשבילך, אלא גם עבור הנמען שלך. אתה חושב שכל המקרים כאלה? סמן את כל אותיות האינטרנט שלך עם דגלים אדומים וסימני קריאה - לא נכון. זכור את האגדה על תרנגול וזאב: כאשר אתה באמת צריך מכתב כדי לקרוא מיד, זה יהיה התעלם.
כיצד לכתוב נכון באיזה פגם זה מכיל?
אם אתה נאלץ לסרב משהו, לא להתחיל את ההודעה עם הצהרה של כישלון. לתאר בקצרה את הסיבות להחלטתך ולהבהיר כי בנסיבות מסוימות ניתן לחזור ולדון בעניין. תודה על האינטרס המוצג לך, חרטה מפורשת על תוצאה כזו של המקרה ולסיים את המכתב על הערה חיובית, למשל, "אני מאחל הצלחה".
מה לעשות אם המכתב הוא ארוך מדי?
מבנה הטקסט, לשבור אותו פרקים, פסקאות, פסקאות - אחרת המסר הארוך קשה לתפוס. אם המידע ניתן על ידי חתיכה אחת רציפה, ואז על הקו השני האדם מתחיל לאבד עניין בו. הנוסחה האידיאלית להרכבת אותיות אינטרנט גדולות נראית כך: מחשבה אחת היא פסקה אחת. חשוב גם להימנע משפטים מורכבים משפטים מטושטשים. על מנת להגיב במהירות על המכתב שלך, אדם צריך להיות מסוגל להבין מהרגע הראשון מה הם באמת רוצים ממנו.
איך זה יותר טוב להירשם?
מענה על המכתב, זה מספיק כדי לציין בסופו של דבר את השם ואת שם המשפחה. אם אתה יוזם התכתבות, אז בנוסף לציין את המיקום שלך ואת מספר הטלפון ליצירת קשר. שימוש בתחילת המכתב הערעור "יקרים ...", אל תסתיים עם הביטוי "שלך בנאמנות". כתוב: "בברכה ביותר" או "בכבוד רב". קבל מספר סוגים של חתימות בדואר ולהשתמש בהם בהתאם למצב.
על גדת הכפר.
על פי חברת המחקר Radicati Group, 183 מיליארד מכתבי אינטרנט נשלחים בכל יום בעולם, כלומר יותר מ -2 מיליון אותיות לשנייה.
• Kaspersky Lab, יצרנית ידועה של מערכות אנטי ספאם, העריכה כי 80% מכלל הדואר שנשלח ביום הוא דואר זבל.
• על פי סוכנות התקשורת Gallup, של 70 מיליון משתמשים רשומים של mail.ru מערכת הדואר, כמעט 8 מיליון לבדוק את תיבת הדואר היומי.
• רוב דואר זבל הוא נשלח מארה"ב, רוסיה ופולין.
• הנושאים הנפוצים ביותר של פרסום לא מורשה, שנשלח בדואר, הם תרופות ומכרים.